Globe Technologies representerar flera globala varumärken med fokus på trädgårdsprodukter. Deras europeiska filial stod inför en betydande utmaning när det gällde att konsolidera sin rapportering för säljteam och planering av efterfrågan och lagerhållning. Mindcamp hjälpte dem att få tillgång till, strukturera och konsolidera data från olika källor samtidigt som de kontinuerligt utvecklade lösningarna med planerings-, prognos- och rapporteringsverktyg som Konstrukt och Qlik.
Resultatet blev automatiskt uppdaterade rapporter för säljteamen på den europeiska marknaden, uppdaterad planering av efterfrågan och lagerhållning, rapporterings- och analysverktyg för controllers samt betydande besparingar i tid för administration, motsvarande mer än tre heltidsanställda.
Mindcamp har lång erfarenhet av att hjälpa framgångsrika företag. Hör gärna av dig och berätta vad just ni behöver hjälp med. Kontakta Mindcamp.
Utmaningen
Globe Technologies europeiska kunder kan köpa sina produkter på olika sätt från både europeiska och globala källor, vilket gör det svårt att spåra försäljningsvolymer och säkerställa att produkter finns på lager. Denna komplexitet ledde till omfattande manuell administration och riskerade att hindra både möjligheterna till finansiell planering och tillväxt.
Birte Schieder, Finance & Operations Controller, förklarar:
”Innan Mindcamp hjälpte oss att sätta upp en effektiv BI-arkitektur hade vi ingen aning om vad som hade hänt med datan efter vi gjort färdigt en rapport. I princip var vi tvungna att börja om med rapporten direkt, istället för att analysera mer och arbeta aktivt med rapporter som beslutsunderlag.
Den stora utmaningen var att konsolidera allt. Vi behövde hantera data från så många olika intressenter och system. Det slutade med att vi bara rapporterade, i stället för att kunna göra någonting annat. En stor utmaning var att vi behövde konsolidera verksamheten och skapa en mer global strategi i stället för att låta varje region arbeta individuellt, men vi hade inte rätt förutsättningar.”
Lösningen
Mindcamps team hade ett nära samarbete med Globe Technologies och gav dem råd om de bästa metoderna för att komma åt, konsolidera och analysera data. Tillsammans implementerade de en BI-arkitektur som gjorde det möjligt att komma åt data från SAP och många olika Excel-filer, strukturerat och konsoliderat. All data skickades nu till Qlik för rapporter och analyser och Konstrukt för försäljningsrapporter och prognoser. De såg också till att data i både Qlik och Konstrukt alltid synkroniseras med SAP.
Läs mer om Mindcamps tjänster.
Tim Hallerhed, BI-analytiker på Mindcamp, förklarar:
”Vi har byggt lösningar som inte bara skapar automatiserade rapporter utan också gör det möjligt att ytterligare analysera och hitta nya insikter genom dynamiska rapporter. Det var en utmaning och tog tid att sätta upp de mest effektiva sätten att hantera de olika datakällorna på ett sätt som också var superenkelt att använda. I slutändan har vi skapat en datakälla med ”en sanning” för Birte och Globe Technologies team. Detta gör det möjligt att växa ytterligare och lägga till fler data och källor i deras rapportering framöver – smart och skalbart.”
Resultat
Globe Technologies säljteam följer nu sina resultat och planerar sina insatser i enlighet med detta på planerings- och prognosplattformen Konstrukt, medan finans-/controlling kan få tillgång till rapporter i Qlik. Globe Technologies följer också upp försäljningsresultat och planerar lagerhållningen i enlighet med detta. Kombinationen av Konstrukt och Qlik gör det möjligt för dem att testa och utforska hur olika siffror korrelerar och hitta bättre vägar framåt.
Birte Schieder, Finance & Operations Controller, förklarar:
”Jag har sett en förändring i min position. Förra året gjorde jag en hel del rapportering utan att ha tid att analysera resultaten eller ge feedback och rekommendationer. Nu har jag mer tid för meningsfulla analyser, kontrollera fel som dyker upp och identifiera trender. Det ger bättre beslutsunderlag för både mig och för de jag rapporterar till.”
Birte avslutar:
”Automatiseringen har frigjort tid motsvarande minst tre analytiker. De automatiserade rapporter som vi skapade förra året fungerar nu smidigt, bortsett från enstaka datafel som behöver åtgärdas. Detta gör att vi både kan göra fler rapporter och skapa bättre beslutsunderlag.
Vinsten i tidsbesparing och bättre styrning fortsätter att växa i takt med att vi automatiserar mer, särskilt inom finansiell rapportering. Framöver kommer vi att ta detta samarbete ännu längre och undersöka hur vi kan utveckla vår finansiella rapportering. Försäljnings- och produktdata är bara början.”
Bättre data gör skillnad.
Mindcamp hjälper en lång rad framgångsrika företag och organisationer med alltifrån att inhämta data till att skräddarsy applikationer för rapporter och analys. Vi är experter på de viktigaste plattformarna för datahantering och analys, samt lägger hela tiden till nya verktyg och specialistkunskaper till våra team.
English version
Globe Technologies: From global data puzzle to automated reports
Globe Technologies represents several global brands focused on gardening products. Their European branch faced a significant challenge in consolidating their reporting for sales teams and demand/stock planning.
Mindcamp assisted them in accessing, structuring, and consolidating data from varied sources while continuously evolving the solutions with planning, forecasting, and reporting tools such as Konstrukt and Qlik.
The result was automatically updated reports for the European market’s sales teams, updated demand/warehouse stock planning, reporting and analysis tools for the controllers and substantial savings in administration time, equivalent to more than three full-time employees.
The Challenge/background
Globe Technologies’ European customers can purchase their products in various ways from both European and global sources, making it difficult to track sales volumes and ensure sufficient stock availability. This complexity led to extensive manual administration and risked hindering financial planning and growth.
Birte Schieder, Finance & Operations Controller explains:
”Before Mindcamp helped us setup an efficient BI architecture, you had no idea what had happened to the data since you analyzed it. After sending it off, you basically had to start your report again immediately.
The big challenge was to consolidate everything, manage data from numerous stakeholders and parts of our infrastructure, and ensure it’s always updated. We ended up just being reporting people instead of being able to do anything else. Additionally, consolidating operations and setting up for a more global approach rather than having each region work individually was a huge challenge.”
The Solution
Mindcamp’s team closely collaborated with Globe Technologies, advising them on the best methods to access, consolidate, and analyze data. Together, they implemented a BI architecture that made it possible to access data from SAP and numerous Excel files, sending the data to Qlik for reports and analysis and Konstrukt for sales reports and forecasting. They also ensured that the data in both Qlik and Konstrukt was always up to date with SAP.
Tim Hallerhed, BI Analyst at Mindcamp, explains:
”We have built solutions that not only create automated reports but also make it possible to further analyze and find new insights through dynamic reports. It was a challenge and took time to set up the most efficient ways to handle the different data sources in a way that was also super easy to use.
In the end, we have created a ’one truth’ data source for Birte and Globe Technologies’ teams. This makes it possible to grow further and add more data and sources to their reporting going forward — smart and scalable.”
The Results
Globe Technologies’ sales teams now follow their results and plan their efforts accordingly on the planning and forecasting platform Konstrukt, while the finance/controlling team can access reports in Qlik. Globe Technologies also tracks sales results and plans key warehouse stocks accordingly. The combination of Konstrukt and Qlik allows them to test and explore how different numbers correlate and find better ways forward.
Birte Schieder, Finance & Operations Controller, explains:
”I have seen a change in my position. Last year, I did a lot of reporting without having time to analyze results or provide feedback and recommendations. Now, I have more time for meaningful analysis, error checking, and identifying trends, which I can pass on to higher management.”
Birte concludes:
“Automation has freed up at least two staff members and my own time, equating to the workload of three analysts. The automated reports we set up last year are now running smoothly, aside from occasional data errors that need fixing.
This allows us to do more reporting, and it keeps growing as we automate more, particularly in financial reporting. Going forward we will take this collaboration even further and explore how to make our financial reporting evolve. Sales and product data is just the beginning.”